Organisation von hybriden und virtuellen Kongressen: Was ist zu beachten?

Zukünftige Kongresse werden aufgrund der laufenden COVID-19-Pandemie anders geplant werden müssen. Es ist absehbar, dass regelmäßige physische Kongresse nicht die gleiche Anzahl von Teilnehmern wie vor der Pandemie generieren werden. Kongresse werden weiterhin überwiegend physische Veranstaltungen sein, aber mehr Teilnehmer als bisher werden virtuell teilnehmen, sei es aus ihren Büros, ihren Instituten oder Kliniken oder von zu Hause aus. Viele Kongresse werden hybride Veranstaltungen sein, wobei völlig virtuelle Kongresse eine mögliche Alternative darstellen.

Kongresssitzungen werden in größerem Umfang aufgezeichnet und auf Abruf auf den Webseiten wissenschaftlichen Gesellschaften abrufbar sein. Die Teilnehmer können sich die Vorträge nach Belieben auch nach dem Kongress ansehen.

Der geplante Kongress findet als Präsenzveranstaltung statt. Das Kongressprogramm wird zusammen mit der Ausstellung in den vorgesehenen Räumen durchgeführt. 

CPO kümmert sich um die Organisation der Vorabaufzeichnungen und Liveschaltungen. Besonderes Augenmerk wird auf die Überprüfung und ggf. Verbesserung der technischen Möglichkeiten der Sprecher gelegt. Anhand der Regieempfehlungen von CPO wird eine optimale Aufzeichnung gewährleistet. CPO organisiert die technische Abwicklung der Hybrid-Veranstaltung und sorgt für eine zuverlässige Übertragung des Live-Streams. CPO sorgt für die Einrichtung und Betreuung der Kongressmediathek.

Einzelne Referenten können vielleicht nicht zum Kongressort kommen. Wir bieten den Referenten an, ihren Vortrag vorab aufzeichnen zu lassen. Der Referent bleibt an seinem Heimatort und wird gebeten, zu einem bestimmten mit ihm zu vereinbarenden Zeitpunkt seinen Vortrag im Rahmen eines Video-Calls zu halten, der von unserem technischen Partner in Berlin aufgezeichnet wird. Alternativ kann der Referent seinen Vortrag live im Zeitfenster der Sitzung halten. 

Sämtliche Sitzungen oder eine bestimmte Auswahl werden aufgezeichnet. Nach der Nachbearbeitung – falls gewünscht oder nötig – werden die Aufzeichnungen in die Mediathek des Kongresses eingestellt und können jederzeit nach Belieben von allen registrierten Kongressteilnehmern angesehen werden. 

Ein virtuelles Meeting unterscheidet sich grundsätzlich von einer Präsenzveranstaltung. Ein virtueller Kongress sollte bei gleichem Programm einige Tage länger, mit größeren Pausen und weniger parallelen Sitzungen abgehalten werden. Kongressteilnehmer nehmen virtuell nicht im gleichen Zeitumfang wie vor Ort teil. 

• Absprache mit Referenten und Vorsitzenden
• Vorabaufzeichnung der Vorträge
• Anpassung des Online-Programms auf der Webseite des Kongresses
• Einrichtung einer Kongress-Lobby
• Einrichtung einer virtuellen Industrieausstellung

Online Programm

Im Online-Programm wird das gesamte Kongressprogramm wie bisher nach Tagen, Topics, Referenten usw. abgebildet. Hinzu kommen die Links zu den virtuellen Sitzungen.

Die digitale Kongress-Lobby zeigt das aktuelle Programm in den virtuellen Räumen an. Der Teilnehmer erfährt, was gerade in welchem Raum zu sehen ist. Die Lobby stellt das Eingangsportal für alle Nutzer dar. Von hier aus kann navigiert werden.

In der virtuellen Ausstellung können die Messestände beispielsweise mit Ihren Firmenlogos auf einer Karte angezeigt werden. Eine virtuelle Ausstellung kann so interessant gestaltet werden, dass Teilnehmern diese neugierig besuchen. Ausstellende Firmen können ihre virtuellen Stände durch uns maßgeschneidert gestalten lassen. Durch die Implementierung von Live-Chat-Modulen (Text- oder Video-Chat), eigenen Online-Seminaren und interaktiven Video-Präsentationen haben Aussteller die Möglichkeit, mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten.